La sezione Archivio Documenti è un’area dedicata all’archiviazione digitale centralizzata dei file aziendali.
A differenza di altre funzionalità strettamente operative (come Preventivi, Contratti o Fatturazione), questa sezione non influisce direttamente sui processi gestionali, ma funge da spazio condiviso dove raccogliere, consultare e riutilizzare documenti di qualsiasi natura.

🔹 Funzionalità principali #

Caricamento file
È possibile caricare qualunque tipo di file (PDF, Word, Excel, immagini, schede tecniche, ecc.) dal proprio computer.

Organizzazione per categorie
Ogni file può essere associato a una categoria (es. Archivio, Bilanci, Contratti, Manuali interni).
Questo consente di mantenere l’archivio ordinato e di ricercare rapidamente i documenti.

Campi descrittivi

• Nome: etichetta identificativa del documento (es. “Fatture anno 2024”).

• Categoria: gruppo o sezione di appartenenza.

• File: documento caricato.

• Note: spazio libero per informazioni aggiuntive (es. “Contiene tutte le fatture clienti per l’anno fiscale 2024”).

Gestione file

• ✏️ Modifica: aggiorna nome, categoria o note.

• 🗑️ Elimina: rimuove definitivamente un file dall’archivio.

🔹 Integrazione con i processi operativi #

L’archivio funge anche da “drive interno” utilizzabile in fase di:

• Preparazione di un preventivo

• Creazione o rinnovo di un contratto

• Invio di email ai clienti o fornitori

In questi casi, l’utente può allegare rapidamente documenti già presenti nell’archivio — ad esempio schede tecniche, certificazioni, o schede di sicurezza di prodotti chimici — evitando di doverli ricaricare manualmente ogni volta.

👉 Esempio pratico: durante la creazione di un contratto di disinfestazione, è possibile allegare direttamente dall’archivio la scheda tecnica di un infestante pericoloso, così da fornire al cliente la documentazione corretta in modo rapido e standardizzato.

🔹 Esempi pratici di utilizzo #

• Archiviazione fiscale: bilanci, dichiarazioni, fatture pregresse.

• Documentazione contrattuale: contratti firmati, allegati tecnici, certificati.

• Materiale aziendale: manuali interni, schede di sicurezza, procedure operative.

• Report storici: dati contabili, statistiche, analisi di periodo.

🔹 Vantaggi #

• Centralizzazione: un unico spazio sicuro e accessibile da qualsiasi sede.

• Ricerca rapida: grazie a categorie e campi descrittivi.

• Riutilizzo operativo: integrazione diretta nei flussi di lavoro (preventivi, contratti, email).

• Flessibilità: nessun vincolo di tipologia di file.

• Illimitato: coerentemente con la filosofia myGEST, non sono previsti costi aggiuntivi per l’aggiunta di nuovi documenti.